Drucken als PDF
Macht aus einer Seite, einer E-Mail oder einem Dokument eine einzige Datei mit erhaltenem Layout. Praktisch für Belege, Bescheinigungen und Anleitungen aus dem Internet.
Werkzeuge
Werkzeuge
Für sorgfältige Aufbewahrung braucht man selten spezielle Programme. Fast alles Nötige steckt bereits im Betriebssystem, im Browser und in den Diensten, die Sie täglich nutzen – man muss nur wissen, wo man es findet und wie man es einsetzt.
Das zuverlässigste Werkzeug ist das, das Sie tatsächlich nach Plan benutzen.
So ist die Rubrik aufgebaut: Wir beschreiben Arten eingebauter Funktionen, keine bestimmten Produkte. Die Bezeichnungen in den Einstellungen unterscheiden sich von System zu System, suchen Sie daher nach der Bedeutung: „Drucken“, „Versionen“, „Export“, „Laufwerk“.
Was schon griffbereit ist
Sechs Funktionen, nach denen Sie bei sich suchen sollten.
Versionsverlauf
Viele Editoren und Cloud-Ordner bewahren frühere Fassungen einer Datei auf. Das rettet Sie, wenn Sie versehentlich einen Absatz gelöscht oder etwas Wichtiges überschrieben haben.
Datenexport aus dem Konto
E-Mails, Fotos, Kontakte und Kalender lassen sich oft als ein Archiv herunterladen. Suchen Sie in den Einstellungen nach Bereichen zu Daten und Datenschutz.
Laufwerk prüfen
Das eingebaute Systemwerkzeug prüft das Dateisystem und zeigt Anzeichen von Verschleiß des Datenträgers. Warnmeldungen sind ein Anlass, die Sicherung sofort zu aktualisieren.
Systemsicherung
Die meisten Systeme bieten eine eingebaute Möglichkeit, Benutzerordner regelmäßig auf eine externe Festplatte zu kopieren. Richten Sie sie einmal ein und prüfen Sie das Ergebnis.
Duplikate finden und sortieren
Der Dateimanager kann nach Datum und Größe sortieren – der erste Schritt, um Doppel aufzuspüren und Ordnung zu schaffen.
Damit die Werkzeuge nicht zur Falle werden
- Der Versionsverlauf wird meist nur begrenzte Zeit aufbewahrt und ersetzt daher keine eigenständige Sicherungskopie.
- Entpacken und prüfen Sie ein aus dem Konto exportiertes Archiv sofort: Manchmal fehlen Anhänge oder Alben.
- Drucken als PDF bewahrt das Aussehen der Seite, überträgt aber nicht immer Links und ausgeblendete Bereiche – prüfen Sie das Ergebnis mit eigenen Augen.
- Starten Sie die Laufwerksprüfung, nachdem Sie die Sicherung aktualisiert haben, nicht stattdessen.
Weiterlesen
- Anleitungen
Praktische Anleitungen: eine wichtige Webseite sichern, ein persönliches Archiv anlegen, Fotos von alten Datenträgern übertragen. Dazu der Beitragskatalog.
- Vergleiche
Cloud oder externe Festplatte, PDF oder Originalformat, USB-Stick oder Festplatte für die Langzeitaufbewahrung – Stärken und Schwächen jedes Ansatzes.
- Probleme
Datei öffnet sich nicht, Laufwerk wird nicht erkannt, Format veraltet, Sicherung lässt sich nicht wiederherstellen, Link tot – eine ruhige Prüfreihenfolge.
- Sicherheit
Verschlüsselung von Sicherungen, Zugang zu Konten und digitaler Nachlass, sorgsamer Umgang mit fremden Daten und Fotos.
- Glossar
Begriffe der digitalen Aufbewahrung einfach erklärt: Archive und Kopien, Formate und Datenträger, Adressen und Links.
Quellen
- ISO 19005 (PDF/A)
- Allgemeine Empfehlungen zur Datensicherung
Angaben zu Supportzeiträumen von Betriebssystemen, Formatstandards und Webarchiven wurden zum Zeitpunkt der Erstellung mit den veröffentlichten Informationen der jeweiligen Organisationen abgeglichen. Die Menüpunkte in Ihren Programmen und auf Ihren Geräten können anders heißen als hier allgemein beschrieben.